{"id":1477,"date":"2018-02-28T10:31:20","date_gmt":"2018-02-28T03:31:20","guid":{"rendered":"http:\/\/sewakantorsurabaya.com\/blog\/?p=1477"},"modified":"2018-02-28T10:31:20","modified_gmt":"2018-02-28T03:31:20","slug":"6-kiat-mengadakan-rapat-perusahaan-yang-lebih-efektif","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sewakantorsurabaya.com\/blog\/6-kiat-mengadakan-rapat-perusahaan-yang-lebih-efektif\/","title":{"rendered":"6 Kiat Mengadakan Rapat Perusahaan yang Lebih Efektif"},"content":{"rendered":"

Waktu adalah uang. Pepatah ini sudah sering kita dengar, tapi pada kenyataannya kita mungkin masih banyak melakukan kegiatan yang menghamburkan waktu. Salah satunya rapat.<\/p>\n

Rapat memang penting untuk koordinasi, tapi terkadang juga mendatangkan dampak buruk bagi produktivitas. Rapat dapat memotong waktu kerja kita, mengganggu jadwal kegiatan, bahkan merusak konsentrasi seharian. Lebih parah lagi, rapat mungkin hanya mengulang informasi yang sebenarnya kita sudah tahu.<\/p>\n

Zaman sudah berubah. Kini kita hidup di era serba cepat dan dinamis. Ada hal-hal yang bisa kamu terapkan untuk membuat rapat semakin efisien, bahkan menjadikannya alat untuk meningkatkan kualitas SDM perusahaan. Simak caranya di bawah.<\/p>\n

\n

Biasakan hadir lebih awal dari jadwal<\/h3>\n

Salah satu cara termudah efisiensi adalah memastikan rapat mulai tepat waktu. Artinya, kamu harus menanamkan kebiasaan pada para karyawan untuk hadir di tempat sebelum waktu rapat. Bila rapat dijadwalkan mulai pukul 11.00, semua orang harus hadir selambat-lambatnya pukul 10.55.<\/p>\n

Rapat tidak bisa dimulai secara instan. Kamu pasti butuh persiapan dan pengondisian sebelumnya. Bila anggota rapat berkumpul tepat pukul 11.00, artinya rapatmu baru akan mulai beberapa menit setelah itu. Mereka terlihat seperti tepat waktu, padahal mereka membuat rapat terlambat bagi semua orang.<\/p>\n

Tanamkan kebiasaan pada karyawan untuk tiba lima menit lebih awal bila ada rapat. Beri tahu mereka bahwa datang tepat waktu adalah tanda rasa hormat, baik terhadap rekan-rekan kerja maupun terhadap perusahaan.<\/p><\/blockquote>\n

\n

Tak semua orang harus hadir dalam rapat<\/h3>\n

Untuk apa hadir dalam rapat bila kamu sudah tahu semua informasi yang akan disampaikan dalam rapat tersebut? Atau bila kamu tak punya urusan apa pun di sana? Lebih baik mengerjakan hal lain, bukan?<\/p>\n

\"Time<\/p>\n

Seberapa penting rapatmu? Gunakan diagram ini untuk membantu | Sumber Gambar: Vox Teneo<\/a><\/p>\n<\/div>\n

Hindari pemborosan waktu dengan mengizinkan karyawan tidak ikut rapat bila memang tak ada manfaatnya. Bagikan agenda rapat beberapa hari sebelumnya, kemudian biarkan mereka menentukan apakah perlu hadir atau tidak. Tentunya mereka harus bertanggung jawab atas keputusan tersebut, tidak bisa sekadar absen rapat karena malas.<\/p>\n

Lebih radikal lagi, kamu bisa mengizinkan partisipan untuk masuk dan keluar rapat di tengah-tengah<\/strong>. Misal kamu mengagendakan diskusi tentang marketing<\/em> akan berlangsung pada 30 menit terakhir rapat. Para anggota tim marketing<\/em> hanya perlu datang di 30 menit tersebut, tidak perlu dari awal rapat.<\/p>\n

Dengan cara ini setiap karyawan benar-benar hanya akan mengikuti rapat sesuai kebutuhan mereka saja. Tapi untuk menerapkannya kamu butuh pengaturan waktu yang sangat ketat. Jadi pertimbangkanlah dengan baik apakah cara ini cocok di perusahaanmu atau tidak.<\/p>\n

\n

Bentuk panitia kecil untuk suasana baru<\/h3>\n

Karyawan di suatu jabatan umumnya akan mengerjakan hal yang sama terus, kecuali ia naik pangkat atau pindah ke divisi lain. Rutinitas ini bisa memunculkan rasa jenuh. Tapi kamu bisa memanfaatkan rapat untuk mengurangi kejenuhan itu, caranya dengan menunjuk karyawan untuk menjadi panitia rapat.<\/p>\n

Panitia bisa bermacam-macam, mulai dari sekadar moderator, sekretaris, hingga tenaga logistik yang mempersiapkan peralatan. Selain melepaskan diri dari rutinitas, kepanitiaan kecil ini menjadi wadah untuk mencoba hal baru dan mengembangkan potensi yang selama ini terpendam.<\/p>\n

Peran moderator, misalnya, mendorong kemampuan karyawan berbicara dan mengendalikan audiens. Peran sekretaris dapat melatih kemampuan fokus dan meringkas rapat menjadi poin-poin penting. Ini terutama bermanfaat bagi karyawan baru, karena ia akan merasa dipercaya dalam tugas yang melibatkan banyak orang.<\/p>\n

\n

Lakukan rapat secara online<\/em><\/h3>\n

Teknologi mengubah zaman, termasuk cara kita melakukan rapat. Dengan semakin meningkatnya jumlah pekerja outsource<\/em>, freelance<\/em>, dan remote<\/em>, rapat virtual alias online<\/em> pun menjadi semakin lumrah. Rapat online<\/em> bahkan bisa jadi lebih baik daripada bertemu muka, asalkan kamu melakukannya secara benar.<\/p>\n

Agar rapat online<\/em> efektif, kamu harus sadar bahwa kamu tidak bisa berkomunikasi dengan cara yang sama dengan bertemu muka. Apalagi bila rapatmu berbentuk conference call<\/em> tanpa tampilan visual. Pastikan kamu berbicara dengan jelas dan berikan jeda setiap beberapa saat agar partisipan bisa memberi tanggapan.<\/p><\/blockquote>\n

Memberi respons-respons kecil seperti \u201cya\u201d, \u201chmm\u201d, atau sejenisnya juga penting. Ini menunjukkan bahwa kamu mendengarkan pembicara, dan tidak sedang AFK (away from keyboard<\/em>).<\/p>\n

Jangan lupa, sesuaikan caramu melakukan presentasi. Ada banyak tool<\/em> gratis untuk membantu hal ini, seperti Google Docs, screen sharing<\/em><\/a>, dan lain-lain. Menyalin dan mengirim dokumen sangat mudah dilakukan secara online<\/em>, tapi untuk presentasi yang sifatnya interaktif mungkin kamu perlu memutar otak sedikit.<\/p>\n

\n

Perkuat semangat, komunikasi, dan fokus<\/h3>\n

Terlepas dari apa topik yang kamu angkat, rapat punya fungsi umum yang sangat positif, seperti:<\/p>\n